Siguiendo con el tema de métodos y tiempos, hoy es el turno de abordar el registro de los hechos. Esta etapa marca el punto de partida para construir un estudio sólido… o para comprometer su validez desde el inicio. En este breve artículo se presentan los errores más comunes en el levantamiento de la información, así como las herramientas y diagramas que suelen utilizarse en esta fase. Espero que les sea útil.
Registrar los hechos… sin observación directa no hay estudio
Cuando hablamos de registrar los hechos, nos referimos a ir a piso y levantar todas las tareas que se realizan en cada uno de los centros de trabajo. Si bien pareciera una obviedad que esto se debe hacer con observación directa en el puesto de trabajo, en ocasiones he visto que lo hacen desde el escritorio o solo con entrevistas, error grave.
El levantamiento de los hechos es fundamental para poder saber la forma en la que se abordará el estudio de tiempos, dado que allí es donde se conocen las actividades a las que posteriormente se les levantará la información. No hacer esta fase implica no saber a qué se le levantará la información, con lo que faltarán (con toda seguridad) muchas actividades que posteriormente harán falta en los modelos de costos, capacidad, etc.
Entre las herramientas más utilizadas para llevar a cabo esta tarea se encuentran los famosos cursogramas analíticos. Este diagrama permite identificar cada una de las tareas y clasificarlas según su tipo: operación, transporte, inspección, almacenamiento, espera. Existen tres tipos de cursogramas analíticos: hombre, material y máquina, siendo el hombre y material los más utilizados, sin embargo, es aquí donde se cometen los errores más comunes al mezclar tareas en el mismo cursograma (comienzan siguiendo al hombre y terminan siguiendo al material). Además, dependiendo del tipo de cursograma cambiarán los tipos de tareas.
El otro diagrama comúnmente utilizado es el cursograma sinóptico, en el cual solo debe haber operaciones e inspecciones, pero es muy común ver que se les adiciona transportes (flechas), con lo cual se desvirtúa la naturaleza de este documento.
Hay un diagrama olvidado que nos ha ayudado mucho cuando levantamos información y es el diagrama de actividades múltiples. Este diagrama permite ver qué hace cada una de las personas cuando se ejecutan procesos simultáneos (por ejemplo, alistamientos en los que intervienen más de una persona).
Por otro lado, existe una confusión entre el diagrama de hilos y el diagrama de recorridos, el primero se usa especialmente en diseños de planta para ver las frecuencias con las que de un punto se va a otro y con eso entre más frecuencia, más gruesa será la línea. El diagrama de recorridos por su parte sirve para ver cómo se mueve un producto o una persona a través del proceso productivo, allí se pintan en cada punto el tipo de actividad que se realiza (operación, transporte, inspección, almacenamiento o espera).
Hay algo que nosotros siempre usamos en cada levantamiento y es mapear el proceso completo usando notación BPMN. A pesar de que como tal no se encuentra descrito en la literatura de estudio del trabajo, sí es una herramienta muy útil para ver cómo interactúan los diferentes actores a lo largo del proceso y da una visión estratégica del proceso. Adicional a esto, solemos usar, a pesar de que se podría pensar que no hace parte de todo esto, el diagrama SIPOC, este lo usamos tanto desde una perspectiva estratégica como desde una perspectiva táctica.
En conclusión, para poder comprender el proceso es necesario vivirlo y utilizar adecuadamente el o los diagramas necesarios para garantizar una comprensión total del proceso. Si no se tiene el proceso en la cabeza, las etapas posteriores (como el levantamiento de tiempos) van a quedar con vacíos que se verán reflejados en el no cumplimiento de estándares o variaciones de costos sin explicaciones claras (debido a que faltaron actividades por mapear). La recomendación es ir siempre a la fuente, conocer el proceso personalmente, vivirlo e invertir el tiempo que sea necesario para poder tener mapeadas, ojalá, todas las actividades que se presenten.
Se recomienda leer uno de los libros que mejor aborda este tema, como lo es el de la OIT (Introducción al estudio del trabajo), sin embargo, no es el único que trabaja el tema. Posteriormente, publicaré algunas referencias bibliográficas acerca del tema.