Dando continuidad al tema de los tiempos, llegamos a la tercera fase, la toma de tiempos. Dependiendo del sistema productivo al cual le estemos realizando la medición, será la técnica que se debe seleccionar y la manera de abordarla.
Si estamos tomando tiempos en áreas administrativas, allí se utiliza la metodología de estándares subjetivos, los cuales son los indicados para este tipo de tareas. Por otro lado, si estamos levantando tiempo en plantas de producción, la herramienta más utilizada es el cronómetro, sin embargo, se debe tener presente que la elección de esta técnica debe estar íntimamente ligada al sistema de producción que se esté midiendo. Por ejemplo, en un sistema de flujo en lotes, acompasado por operario, justo a tiempo o acompasado por equipo, el cronómetro puede rendir buenos frutos. Si el sistema de producción es Job Shop, es una muy mala decisión tomar tiempos con cronómetro debido a la variación tan grande de las tareas; en este tipo de sistemas, a pesar de que sí se puede usar el cronómetro, inicialmente se debería usar los tiempos históricos (pero esto implica que haya historia bien gestionada para poder analizarla estadísticamente).
Otra herramienta muy útil son los tiempos predeterminados, los cuales desafortunadamente han sido olvidados por muchos analistas, debido a la poca difusión de estos en las universidades y a la curva de aprendizaje inicial que se debe desarrollar cuando se trabaja con estos.
Así mismo, existen otras técnicas como el muestreo e incluso el juicio de expertos, los cuales no se suelen utilizar con mucha frecuencia, el primero por la misma razón de los predeterminados y el segundo por la subjetividad que puede tener, sin embargo, son aceptados y se deben usar según el caso.
Independiente de la técnica seleccionada, no debemos olvidar que nos encontramos en la era de la cuarta revolución industrial y que debemos hacer uso de la tecnología que tenemos a nuestro alcance. Por ejemplo, en el caso del estudio de tiempos a través de un cronómetro (el cual es el más usado), en este momento es ineficiente hacer lo que se hacía hace algunos años: ir con un cronómetro, tomar el tiempo, digitarlo en una hoja y después de tener todas las tareas medidas, sentarse en una hoja de cálculo a depositar los tiempos. Si bien esto fue un credo en su momento, hoy por hoy está mandado a recoger, dado que es ineficiente. En épocas de cuarta revolución industrial, los tiempos se toman a través de algún dispositivo electrónico, el cual debe permitir describir las actividades y una vez tomado cada tiempo, este debe ir directamente a una base de datos para que automáticamente se realice el análisis de los tiempos a través, por ejemplo, de un tablero de Power BI (o cualquier otra herramienta). Con esto se ahorra el tiempo de escribir cada uno de los tiempos en una hoja para posteriormente tener que digitarlos (además de los posibles errores que pueden aparecer en ese proceso de transcribirlos a la hoja de cálculo).
En conclusión, la técnica se debe seleccionar de acuerdo con el sistema de producción al cual se le va a levantar los tiempos y preferiblemente se debe hacer uso de la tecnología con la que contamos para que el proceso de captura de tiempos sea eficiente. En el próximo artículo hablaremos acerca del eslabón perdido, el análisis estadístico de los tiempos (ojo, análisis estadístico es diferente a sacar un promedio).