Caso de Estudio: Análisis de Cargas de Trabajo y Rediseño Organizacional

¿Sabe si la carga de trabajo está bien distribuida entre las personas de su empresa? Este caso muestra cómo medimos la carga laboral real de cada cargo de una empresa comercial, y usamos esa información para rediseñar perfiles, funciones, organigrama e indicadores de desempeño.

Contexto

La empresa, dedicada a la comercialización y distribución de productos especializados, no contaba con una definición clara de si el personal con el que contaba era el idóneo para cada cargo, ni con criterios objetivos para determinar cuántas personas se requerían en cada área. Las funciones de cada puesto no estaban formalmente documentadas, y no existían indicadores que permitieran medir el desempeño de las personas ni de los procesos.

Objetivo

Determinar la carga laboral real de cada cargo de la empresa, rediseñar los perfiles y funciones con base en las necesidades reales de la operación, proponer una nueva estructura organizacional y dejar definidos los indicadores de desempeño para cada posición.

Metodología aplicada

Aplicamos la metodología de Consult-ING para el diseño de perfiles de cargo, junto con el método de los estándares subjetivos para medir la carga laboral de cada persona:

• Medición de la carga laboral: aplicamos el método de los estándares subjetivos (tiempo mínimo, promedio y máximo estimado por expertos) para calcular la carga laboral real de cada persona, entrevistando a cada trabajador y validando la información con la dirección.
• Rediseño de perfiles de cargo: rediseñamos 17 perfiles de cargo, documentando la misión, las funciones y las relaciones de dependencia de cada posición.
• Reestructuración de funciones: redistribuimos funciones entre los cargos para equilibrar la carga de trabajo y cerrar brechas identificadas en la operación.
• Propuesta de organigrama: entregamos una nueva propuesta de estructura organizacional para toda la compañía, alineada con los perfiles rediseñados.
• Identificación de oportunidades de mejora: documentamos 29 oportunidades de mejora en áreas como bodega, compras, cartera y servicio al cliente, la mayoría incorporadas directamente en la redefinición de funciones.
• Indicadores de desempeño: definimos indicadores de eficiencia y desempeño para 14 cargos de la empresa, como base para su seguimiento futuro.

Resultados

• Se identificó que la carga laboral real de las personas evaluadas oscilaba entre 57% y 165% de su capacidad, frente a una banda ideal de 90% a 110%, evidenciando un desbalance importante en la distribución del trabajo.
• Se rediseñaron 17 perfiles de cargo, dejando documentadas por primera vez la misión, las funciones y las relaciones de dependencia de cada posición.
• Se identificaron 29 oportunidades de mejora en procesos clave como el control de inventarios, la gestión de compras y el seguimiento comercial.
• Se definieron indicadores de desempeño para 14 cargos, sentando una base objetiva para su evaluación.
• Se entregó una propuesta de organigrama para toda la compañía, alineada con la nueva definición de funciones y cargas de trabajo.

Recomendaciones para la implementación

• Implementar el sistema de indicadores definidos y hacerles seguimiento periódico.
• Redistribuir funciones y personal con base en los hallazgos del análisis de cargas de trabajo, priorizando los cargos más desbalanceados.
• Formalizar la metodología de inventarios aleatorios y físicos, con una frecuencia definida e indicadores de confiabilidad.
• Centralizar la responsabilidad logística del almacén en un único cargo para reducir errores y riesgos de control.
• Desarrollar un sistema digital para la gestión y el seguimiento de los indicadores de desempeño.
• Revisar y actualizar periódicamente los perfiles de cargo y el organigrama a medida que la empresa crezca.

¿Sabe si la carga de trabajo en su empresa está bien distribuida entre sus colaboradores? Contáctenos y se lo mostramos con un análisis de cargas de trabajo.